6 Softwarelösungen für eine schnellere und präzisere Rechnungsverarbeitung in Finance-Teams
In vielen Finanzabteilungen zählt die Rechnungsverarbeitung zu den besonders zeitintensiven Tätigkeiten. Eingehende Belege müssen kontrolliert, manuell eingegeben, zur Freigabe weitergereicht, bezahlt und archiviert werden. In jedem dieser Arbeitsschritte können Verzögerungen, Fehler oder Systembrüche auftreten. Mit der E-Rechnungspflicht verändern sich zudem nicht allein die zulässigen Formate, sondern die zugrunde liegenden Abläufe insgesamt.
Wer die Rechnungsverarbeitung heute modernisiert, erfüllt damit nicht nur gesetzliche Anforderungen. Unternehmen schaffen zugleich die Basis für schnellere Zahlungsprozesse, weniger manuelle Arbeit und mehr Kapazität der Finanzabteilung für strategische Themen. Die folgenden sechs Softwareplattformen unterstützen einen zeitgemäßen und effizienten Prozess der Rechnungsverarbeitung.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage unterstützt Unternehmen bei der Gestaltung eines modernen Rechnungsverarbeitungsprozesses. Die Software verarbeitet die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, ermöglicht den direkten Empfang und Versand von E-Rechnungen, verbucht eingehende Belege automatisiert und gewährleistet die GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Dokumente.
Für Unternehmen, die Rechnungen bislang manuell erfassen oder mit PDF-Workflows arbeiten, bringt die Einführung von Sage eine umfassende Veränderung der Abläufe mit sich. Dateneingaben werden reduziert, Fehlerquellen sinken, Bearbeitungszeiten verkürzen sich und die gesetzliche Compliance ist von Beginn an sichergestellt. Da die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 schrittweise greift, bietet sich die Umstellung jetzt an.
Warum das relevant ist: Mit Sage lassen sich ein- und ausgehende Rechnungen rechtskonform verarbeiten, ohne dass manuelle Nacharbeiten erforderlich werden.
2. Monday.com: Plattform für Projektmanagement und Prozesssteuerung
Die Verarbeitung von Rechnungen ist nicht ausschließlich eine Aufgabe der Buchhaltung. Einkauf, Projektverantwortliche, Geschäftsführung und externe Lieferanten sind ebenfalls daran beteiligt. Werden Abstimmungen und Eskalationen über lange E-Mail-Verläufe organisiert, können Informationen verloren gehen und Verzögerungen den gesamten Ablauf beeinträchtigen.
Monday.com unterstützt Finance-Teams dabei, umfangreiche Prozesse der Rechnungsverarbeitung übersichtlich zu visualisieren, Zuständigkeiten eindeutig zu verteilen und den Fortschritt offener Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen. Die Plattform fungiert als übergeordnete Koordinationsebene für spezialisierte Systeme und hilft dabei, dass alle Beteiligten informiert bleiben und keine Aufgaben übersehen werden.
Warum das relevant ist: Eine klare Organisation von Prozessen und Aufgaben schafft die Grundlage dafür, dass spezialisierte Systeme wirksam zusammenarbeiten, ohne dass Informationen zwischen ihnen verloren gehen.
3. Pleo: Lösung für Geschäftsausgaben und Belegerfassung
Zusätzlich zu herkömmlichen Lieferantenrechnungen entstehen in Unternehmen fortlaufend kleinere betriebliche Ausgaben, etwa für Reisen, Softwareabonnements oder Bewirtung. Häufig werden diese Kosten erst Wochen später über Spesenabrechnungen eingereicht. Das kann die Buchhaltung verzerren und die Planung erschweren.
Pleo stellt Mitarbeitenden Firmenkarten bereit, erfasst Belege unmittelbar am Ort der Ausgabe und ordnet die jeweilige Transaktion direkt ein. Sämtliche Ausgaben sind in Echtzeit einsehbar und werden ohne manuelle Spesenberichte oder Abrechnungen zum Monatsende direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen.
Warum das relevant ist: Die Echtzeiterfassung betrieblicher Ausgaben verhindert Lücken durch verspätete Spesenabrechnungen und liefert ein vollständiges, jederzeit aktuelles Bild der Unternehmenskosten.
4. Candis: Lösung für die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen
Candis ist auf die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen ausgerichtet und wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Belege können per E-Mail, Scan oder Upload eingehen. Die Plattform liest relevante Daten automatisiert aus, führt Rechnungen durch einen definierten Freigabeprozess und exportiert sie anschließend automatisch in das Buchhaltungssystem.
Unternehmen, die monatlich Dutzende oder Hunderte von Lieferantenrechnungen bearbeiten, können mit Candis den manuellen Aufwand deutlich senken. Anstatt jede Rechnung einzeln zu erfassen und intern per E-Mail weiterzuleiten, wird der Ablauf automatisiert abgewickelt. Für jede Genehmigungsentscheidung bleibt dabei ein vollständiger Audit-Trail erhalten.
Warum das relevant ist: Eine automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen verringert den Bearbeitungsaufwand je Rechnung erheblich und reduziert das Risiko manueller Eingabefehler.
5. Personio: HR-Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Vor allem bei Reisekosten zeigt sich die Verbindung zwischen HR und Rechnungsverarbeitung: Wer ist unterwegs, zu welchem Zweck und welche Kosten können erstattet werden? Liegen HR-Daten und Ausgabenmanagement in voneinander getrennten Systemen, sind manuelle Übertragungen nötig, die Zeit beanspruchen und Fehler verursachen können.
Personio bündelt Mitarbeiterdaten, Genehmigungsstrukturen und Abwesenheitsverwaltung in einer HR-Plattform und kann mit Ausgaben- sowie Buchhaltungssoftware verbunden werden. Werden Freigaberechte und Kostenstellen aus dem HR-System direkt in die Rechnungsverarbeitung übernommen, lassen sich Genehmigungsabläufe genauer gestalten und Fehler bei der Zuordnung von Kosten verringern.
Warum das relevant ist: Fließen HR-Daten direkt in die Rechnungsverarbeitung ein, sinkt der Abstimmungsbedarf, Genehmigungen erfolgen schneller und die Kostenzuordnung in der Buchhaltung verbessert sich.
6. DocuWare: Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung
E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher gespeichert werden und jederzeit verfügbar sein. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das auf die GoBD-konforme Archivierung von Geschäftsdokumenten ausgerichtet ist. Es sorgt dafür, dass eingehende und ausgehende Rechnungen unveränderbar abgelegt, strukturiert organisiert und bei Bedarf innerhalb weniger Sekunden gefunden werden können.
Wenn bei einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig vorgelegt werden müssen, bietet DocuWare die Sicherheit, dass keine Dokumente verloren gehen und alle Vorgaben des Finanzamts erfüllt sind.
Warum das relevant ist: Die revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem sichert Unternehmen bei Betriebsprüfungen ab und stellt die langfristige Verfügbarkeit aller relevanten Belege sicher.
Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung
Welche konkreten Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht auf die Rechnungsverarbeitung?
Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. Rechnungen im PDF-Format zählen künftig als „sonstige Rechnungen“ und werden nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt. Dadurch verlagert sich die Verarbeitung von der manuellen Eingabe hin zur automatischen Bearbeitung strukturierter Datensätze. Das betrifft sowohl Buchhaltungssoftware als auch Systeme zur Archivierung.
Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozesses in Anspruch?
Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beträgt die Implementierung üblicherweise vier bis acht Wochen. Maßgeblich sind die Komplexität bestehender Systeme und die Anzahl erforderlicher Schnittstellen. Der größte Aufwand liegt meist nicht in der technischen Einrichtung der Software, sondern in der Anpassung interner Genehmigungsabläufe und der Schulung der Mitarbeitenden.
Brauchen sämtliche Mitarbeitenden eine Schulung für die neuen Systeme?
Nein. Beschäftigte, die regelmäßig Rechnungen einreichen, genehmigen oder verbuchen, sollten jedoch mit den neuen Werkzeugen und Prozessen vertraut sein. Plattformen wie Pleo oder Candis sind so intuitiv gestaltet, dass nur wenig Einarbeitungszeit erforderlich ist. Dennoch helfen eine kurze Schulung und eine klare interne Kommunikation zu den neuen Abläufen dabei, Widerstände zu vermeiden und Akzeptanz zu schaffen.
Welchen Einfluss hat automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Beziehungen zu Lieferanten?
Einen positiven. Lieferanten, deren Rechnungen pünktlich und zuverlässig bezahlt werden, gewähren häufig bessere Konditionen und priorisieren die Zusammenarbeit. Durch automatisierte Rechnungsverarbeitung verkürzt sich die Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung deutlich. Das verbessert die eigene Liquiditätsplanung und stärkt zugleich die Beziehung zum Lieferanten.
Was gilt, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen erstellen kann?
Bis zum Ablauf der Übergangsfrist dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten akzeptieren, wenn der Empfänger zustimmt. Auf längere Sicht ist es jedoch sinnvoll, Lieferanten aktiv bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu begleiten. Dadurch sinkt der eigene Verarbeitungsaufwand, und erst dann wird eine vollständig automatisierte Verarbeitung möglich.